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La adaptación de la pequeña y mediana empresa (PYME) en México: identificando riesgos y oportunidades

Elvira Elena Naranjo Priego y Norma A. Hernández

La fortaleza de una economía está en sus empresas, reconocerlo es vital para identificar los retos que enfrentan en materia de adaptación ante la cada vez más frecuente amenaza de  los riesgos globales. Un número creciente de estudios se enfoca en analizar los riesgos a nivel país, este estudio, realizado conjuntamente por el Tecnológico de Monterrey y el Global Adaptation Institute (GAIN) se enfoca en los retos y oportunidades de las empresas y pretende ser un referente y convertirse en una herramienta para ayudar a  la PYME a identificar sus riesgos y, elevar el interés y el conocimiento del sector privado.

 

La importancia del sector privado, en especial la pequeña y mediana empresa (PYME), para el desarrollo de México no podría ser mayor y la problemática que enfrentan no podría ser más compleja. Siendo prácticamente la base del desarrollo local y regional por su importancia en la creación de empleos, producción y distribución de bienes y servicios, enfrenta un gran número de riesgos que ponen el peligro su existencia. Ciertamente, la mayor parte de las empresas fracasan antes de cumplir los 2 años de edad[i].

Si bien es importante impulsar políticas que provean al emprendedor de un marco institucional y financiero que facilite la creación de nuevas empresas, debe ponerse especial atención a los factores que hacen que una vez creadas estas empresas no subsistan por un lago periodo.

A pesar de que la PYME tiene la ventaja, comparada con las empresas grandes, de una mayor flexibilidad para adaptarse al cambio, la mayor parte de éstas enfrentan dificultades para obtener los recursos necesarios para invertir en su crecimiento y desarrollo especialmente en las áreas de innovación e infraestructura[ii].

Es un hecho que la PYME enfrenta una gran variedad de riesgos relacionados directamente con su actividad productiva pero a éstos hay que sumarle los riesgos globales, ante los cuales tiene aún menos posibilidades de invertir en adaptación o de recuperarse en caso de verse afectada.

Pero, ¿cuáles son estos riesgos globales? Son cambios que tienen lugar a una escala global y que afectan a los individuos, las empresas y a las comunidades. Incluyen cambios en el clima, población, crecimiento económico, urbanización, etc. El Reporte de Riesgos Globales 2013 del World Economic Forum identifica un total de 50 riesgos clasificados en: Económicos, Ambientales, Geopolíticos, Sociales y Tecnológicos, y los evalúa en términos de su impacto y su probabilidad de ocurrencia. Estos riesgos no respetan fronteras, de ocurrir, afectan a una gran parte de la población mundial, pueden impactar las reservas de agua, los patrones de producción agrícola y la confiabilidad de los sistemas de energía e infraestructura.

Por su parte, el Global Adaptation Institute (GAIN) a través de su Índice de Adaptación Global busca medir los aspectos más importantes de la vulnerabilidad de un país y su preparación para asumir acciones de adaptación con el propósito de aumentar su resiliencia  al cambio climático.

Sin embargo, en esta línea de adaptación a nivel país no debe olvidarse el rol del sector privado que juega un papel clave dada su importancia en la organización de la producción y la innovación.

El objetivo para los países, comunidades y para la empresa en particular debe ser la construcción de resiliencia, entendida como la capacidad de asumir con flexibilidad y adaptarse a situaciones adversas o riesgos, reales o potenciales, y sobreponerse a ellas. Se trata de un proceso por el cual las medidas y acciones para prevenir, mitigar, afrontar y aprovechar los efectos de los riesgos globales son planeadas, mejoradas, desarrolladas e implementadas.

 

La iniciativa conjunta TEC-GAIN

A mediados de 2012 el Tecnológico de Monterrey, a través de sus escuelas de posgrado EGADE Business School, EGAP Gobierno y Política Pública, y del Instituto para el Desarrollo Regional unieron esfuerzos con el Global Adaptation Institute con sede en Washington para llevar a cabo un proyecto de investigación enfocado en PYMES con el objetivo de identificar los principales riesgos que enfrentan y ayudarlas a mejorar su resiliencia[iii].

El fin último del proyecto es incidir en un mejoramiento de las condiciones de vida de la población (presentes y futuras) de dos maneras:

1) Ayudando a las PYMES a incrementar sus niveles de resiliencia. Dotándolas de información, herramientas, una plataforma para compartir mejores prácticas e identificar oportunidades de adaptación. Para esto se ha creado un portal en que las empresas pueden identificar sus niveles de riesgo y comenzar a identificar estrategias de adaptación, el portal se puede consultar en: www.smeadaptation.org.

2) Creando mayor interés tanto en el sector gubernamental, como en el sector privado a través de la gran empresa y sus cadenas productivas, y en las ONGs, sobre la necesidad de involucrar a la PYME en sus estrategias y facilitar así  la inversión en adaptación.

Para lograr estos objetivos se diseñaron diversas herramientas entre las que destacan la Encuesta nacional sobre adaptación aplicada a PYMES, entrevistas a profundidad y un portal de adaptación para PYMES, con el cual se comunica y difunde el modelo y se democratiza el proceso de participación de la PYME, al crear una red en la que se compartan mejores prácticas.

 

¿Por qué la PYME?

La gran empresa cuenta con mayores recursos, tanto humanos como técnicos y financieros para invertir en adaptación mientras que la micro empresa no tiene las condiciones de flexibilidad ni el acceso a los recursos necesarios, además de que la mayoría se encuentran operando en condiciones de informalidad.

De acuerdo al Censo Económico de 2009 de México se registraron en el país un total de 3,627,059 empresas de las cuales las PYMES (entre 11 y 250 empleados) representaron el 4.1% del total de empresas pero generan 1 de cada 4 empleos en el país y producen casi el 20% del producto bruto total[iv].

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La encuesta nacional a PYMES

En este contexto, se realizó una encuesta nacional a 500 PYMES con el propósito de determinar hasta qué grado las PYMES tienen información adecuada e identifican los efectos de los riesgos globales en su negocio, en su cadena de valor o en su comunidad, y si están llevando a cabo acciones para incrementar su capacidad de adaptación y/o innovación ante estos riesgos. Así mismo, para determinar si la corrupción o la aplicación inconsistente de la legislación, las regulaciones o la burocracia representan un obstáculo para que las PYMES inviertan en adaptación y/o innovación.

Esta encuesta realizada a finales del 2012 fue representativa para cinco regiones en México: Norte, Centro, Occidente, Sureste y la Zona Metropolitana de la Ciudad de México (ZMCM). En la Figura 1 se muestra un mapa de México con las regiones utilizadas. En esta encuesta la participación fue de 57% pequeñas empresas y 43% de medianas empresas. Se cubrieron además los sectores de agricultura y alimentación; agua, energía, transporte, infraestructura, manufactura y comercio[v].

De manera específica, con la encuesta se trató de responder cinco preguntas principales:

1. ¿Conocen y entienden las PYMES los efectos de los cambios en el clima, población y urbanización sobre su empresa y su comunidad?

2. ¿Tienen las PYMES acceso adecuado a información sobre cómo los cambios en el clima, población y urbanización representan riesgos y oportunidades para su empresa y su comunidad?

3. ¿Están llevando a cabo acciones en sectores clave de adaptación ante estos riesgos y/o desarrollando nuevos productos o servicios para cumplir con sus necesidades de adaptación?

4. ¿En qué medida la corrupción o la aplicación inconsistente de la ley son un obstáculo para el crecimiento y desarrollo en las empresas?

5. ¿En qué medida la regulación y la burocracia obstaculizan la inversión en adaptación?

En lo que se refiere a la primera pregunta, sobre si conocen y entienden las PYMES los efectos de los riesgos globales sobre su empresa y su comunidad se identificaron 10 riesgos principales y se les preguntó a los empresarios si los consideraban un riesgo para su empresa.

El riesgo más importante resultó ser la variación abrupta en el precio de sus insumos, ya que el 68% de las empresas lo consideraron como un riesgo, a continuación, las interrupciones o falta de acceso a energía así como los desastres naturales se ubicaron en segundo y tercer lugar con 55 y 53% de menciones respectivamente. Sin embargo, apenas una cuarta parte de las empresas consideraron como un riesgo, los cambios en los patrones de precipitación, la reducción en la oferta o calidad del agua o el acceso a productos agrícolas o alimenticios (Gráfica 1).

En general, la mayor parte de las PYMES percibieron entre 2 y 5 riesgos diferentes, un 10% de los entrevistados cree que su empresa puede verse afectada por ocho o más riesgos, pero otro 10% no considera ninguno de los riesgos evaluados.

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Como es de esperarse hay algunas variaciones por región, sector o por tamaño de empresa. En cuanto al tamaño, entre la pequeña o mediana empresa, lo más interesante es que la mediana percibe más los riesgos de su entorno que la pequeña, algunas de las hipótesis que se pueden hacer al respecto, son por ejemplo, que la pequeña empresa tiene más preocupaciones de tipo operativo o de corto plazo y tiene menos información, en cambio la mediana empresa tiene más recursos y mayores niveles de inversión que hacen que las pérdidas potenciales sean mucho mayores. El único riesgo sobre el que las pequeñas empresas se preocuparon igual que las medianas es la variación en el precio de los insumos, lo que nos dice mucho sobre las preocupaciones de las pequeñas empresas (Gráfica 2).

En lo que se refiere al sector, también hay algunas variaciones, aunque la variación abrupta en el precio de los insumos siempre está en los primeros lugares. Los riesgos principales para el sector agrícola son los desastres naturales y los cambios en los patrones de precipitación; en el sector transporte son nuevamente los desastres naturales y las fallas en tecnologías de información y comunicación; mientras que en manufactura y comercio la interrupción o falta de acceso a energía así como la variación en los precios de los insumos resultaron son los más mencionados.

Un resultado interesante, en cuanto a la percepción de riesgos, resultó ser el hecho de que la empresa tuviera alianzas con otras empresas, ya que a excepción de los riesgos por desastres naturales y el acceso a productos agrícolas, un porcentaje menor de empresas percibe riesgos cuando tienen una alianza, lo que nos habla de la importancia de la formación y consolidación de cadenas productivas (Gráfica 3).

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La segunda interrogante hace referencia a si las PYMES tienen acceso adecuado a información sobre los riesgos globales y su impacto en sus operaciones, su cadena de suministro y su comunidad.

Lo que se encontró es que la mayor parte las empresas, el 65%, dicen tener acceso apropiado a información suficiente para conocer y evaluar los riesgos globales, mientras que el 62% conoce el impacto en las operaciones de su empresa. Sin embargo, hay menos información sobre el impacto que estos riesgos tienen sobre su cadena de valor o en su comunidad. Sólo el 45% y 47% de las empresas considera que tiene información suficiente para conocer este impacto en su cadena de valor o en su comunidad respectivamente.

Las variaciones regionales en este sentido son interesantes, siendo el sureste donde las empresas reportan tener mayor información, lo que probablemente nos indica, es que el hecho de que la región ya haya experimentado eventos previos con afectaciones importantes en su comunidad genera mayor nivel de alerta en el empresario. Recordemos el impacto que las inundaciones de los últimos años han tenido en Tabasco. Por el contrario, la región con menos información sobre el impacto en su cadena de valor y comunidad resulta ser occidente.

Lo que se refiere al sector de actividad, las empresas que tienen mucha más información son aquellas que se encuentran en los sectores de: agua, agricultura, infraestructura y energía, mientras que comercio y transporte son las menos informadas en todos los rubros, tanto en riesgos globales en general como en el impacto que tienen sobre sus operaciones, su cadena de valor y su comunidad (Gráfica 4).

Se investigó también sobre las fuentes de información que utilizan las PYMES, lo que se encontró es que el 93% de estas utilizan Internet como fuente de información, lo que la convierte por mucho, en la principal fuente. En segundo lugar se recurre a la investigación interna (65%) y a la consultoría (60%), que son herramientas utilizadas cuando buscan información específica para la empresa. Después, tenemos a fuentes más generales pero especializadas, como son las revistas profesionales y las cámaras y asociaciones profesionales con 58 y 53% respectivamente. En los últimos lugares se encuentra tanto la información en medios de comunicación como la información generada por el gobierno.

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El hecho de que pocas empresas utilicen (o consideren que no tienen acceso) a información generada por el gobierno, es un punto sobre el que hay que poner atención en cuanto a la difusión y conocimiento por parte de los empresarios, ya que en los últimos años el esfuerzo realizado por diferentes dependencias gubernamentales como el Centro Nacional de Prevención de Desastres (CENAPRED) a través del Atlas Nacional de Riesgos (http://www.atlasnacionalderiesgos.gob.mx) y el Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático (INECC) (http://www.ine.gob.mx) y la Coordinación General de Protección Civil (http://www.proteccioncivil.gob.mx) en materia de políticas públicas, para la adaptación y construcción de resiliencia en las comunidades ha sido muy importante.

La tercera pregunta que se exploró, se refiere a las acciones que las empresas están llevando a cabo en sectores clave de adaptación. Se preguntó específicamente sobre la adquisición de seguros, tecnologías más eficientes en el uso del agua, programas de uso compartido de agua, programas de ahorro de energía, uso de fuentes alternativas de energía, reducción de residuos, e innovación en procesos, productos o servicios.

Las acciones más frecuentemente llevadas a cabo por los empresarios para enfrentar el riesgo son la adquisición de seguros y la innovación en productos y servicios, con variaciones importantes por sector, tamaño de empresa y región.

En cuanto a la adquisición de algún tipo de seguro, el 82% de las empresas en el norte declara haberlo contratado, comparado contra un 59% de las empresas en el occidente. En lo que se refiere a tecnologías más eficientes en el uso del agua, las regiones más activas son el centro y la ZMCM (47 y 44% de las empresas respectivamente), mientras que en occidente, solamente una cuarta parte de las empresas lleva a cabo acciones en este sentido.

En el uso de fuentes alternativas de energía, la ZMCM es la más activa con el 48% de las empresas, mientras que en el sureste únicamente el 22% de las empresas declaran realizar acciones en este rubro (Gráfica 5). En el tema de innovación en procesos, productos o servicios, al menos el 60% de las empresas lleva a cabo acciones, siendo las regiones del centro y ZMCM las más activas, donde alrededor del 80% realiza innovaciones en productos y servicios.

Las diferencias por sector son mucho más evidentes por la dependencia relativa que cada uno de estos tiene de estos sectores clave de adaptación. Los sectores más activos en temas de adaptación son las empresas en los sectores de agua, energía y agricultura. Mientras que las empresas en los sectores de transporte y comercio son de las más bajas, a excepción de los programas de ahorro de energía.

Por tamaño de empresa, son las medianas las que en mayor medida realizan algún tipo de acción, como adquirir seguros, reducción de residuos, innovación y ahorro de energía. Mientras que un mayor porcentaje de las pequeñas empresas resultaron más activas en el uso eficiente de agua y fuentes alternativas de energía.

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Las últimas dos preguntas hacen referencia al marco institucional en el que las empresas se desarrollan y que les facilita u obstaculiza realizar inversiones en adaptación. En primer lugar se buscó saber en qué medida las empresas consideran en sus decisiones de inversión actuales, o si piensan que lo harán en el futuro, algunos de los riesgos globales. En todos los casos un mayor porcentaje de empresas considera que en el futuro será más necesario tomar en cuenta estos factores en sus decisiones de inversión. Las diferencias más importantes se dan en los temas relacionados con el cambio climático, por ejemplo, actualmente sólo el 22% de las empresas considera los cambios en los patrones de lluvia, mientras que en el futuro, el 38% de ellas lo hará (Gráfica 6).

En la cuarta pregunta de investigación se aborda el tema de la corrupción o la aplicación inconsistente de la ley como un obstáculo para el crecimiento y el desarrollo de las empresas. Se preguntó si considera que las dependencias gubernamentales tratan a su empresa de manera imparcial, comparado con otras empresas similares en el sector, los resultados son relativamente favorables en 4 de las 5 regiones, donde más del 60% de las empresas considera ser tratada de manera justa, la excepción es en el norte donde apenas el 45% considera que el trato entre empresas es imparcial (Gráfica 7). Cabe destacar que lo deseable es que el trato sea imparcial para todas las empresas, calificaciones por debajo del 70% apenas pueden considerarse como aprobatorias.

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De manera más puntual, se preguntó a las PYMES si alguno de los siguientes factores del medio ambiente de negocios afecta o ha afectado sus decisiones de inversión: Se consideró específicamente la aplicación inconsistente de la ley, la corrupción en los tres órdenes de gobierno y sobre las condiciones de inseguridad que imperan en prácticamente todo el país. El resultado llama la atención indicando que la aplicación inconsistente de la ley es el principal factor que afecta las decisiones de inversión de las empresas, muy por encima de las cuestiones de seguridad. A la aplicación inconsistente de la ley le siguen los temas de corrupción, siendo el gobierno local el que se mencionó por un mayor porcentaje de las empresas, después la corrupción del gobierno federal y en último lugar, la corrupción del gobierno estatal (Gráfica 8).

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Finalmente, se preguntó a los empresarios en qué medida la regulación y la burocracia obstaculizan su inversión en adaptación. Se consideraron los siguientes factores: política fiscal, facilidad para obtener licencias y permisos tanto a nivel municipal, estatal y federal, los requerimientos de la legislación laboral y los requerimientos de la legislación ambiental. Se incluyeron, además otros factores, la inestabilidad política y las actividades sindicales y finalmente se consideraron servicios públicos (agua y energía), en cuanto al costo y al acceso (Gráfica 9).

Los resultados muestran que en lo que se refiere a los servicios públicos, lo que consideran más relevante es el costo de la energía, el 44% de las empresas lo considera un obstáculo. Sin embargo, el hecho es que, dada la importancia que tiene la energía para las empresas, las inversiones en adaptación que se realicen en este sector crítico son en realidad un área de oportunidad para las empresas.

La política fiscal es el factor, que por sí sólo, las empresas mencionan como el mayor obstáculo para invertir en adaptación, lo cierto es que si bien existen incentivos para la inversión, la falta de certidumbre en las reglas fiscales se convierte en un obstáculo para las PYMES.

En cuanto a la obtención de permisos y licencias, que se preguntó en los tres órdenes de gobierno, el orden de los resultados es similar a la pregunta anterior, en primer lugar están los trámites municipales, 46% de las empresas los ven como un obstáculo, a continuación los federales (42%) y por último los estatales (41%). Le sigue en importancia la legislación laboral, el 36% de las empresas lo mencionan como un obstáculo y la legislación ambiental en menor medida, ya que sólo el 34% de las PYMES lo refieren como un impedimento.

La inestabilidad política es un factor importante, incluso más que lo laboral y lo ambiental, para el 40% de las empresas la inestabilidad política detiene sus decisiones de inversión. Finalmente, las actividades sindicales, a pesar de que en algunos sectores llega a ser un problema grave, para menos del 20% de las empresas, es un factor que represente un obstáculo para sus decisiones de inversión.

 

Conclusión

Las empresas en México enfrentan una gran variedad de riesgos, tanto de orden operativo como derivados de los cambios globales que afectan a nuestro planeta. Para la gran empresa sin embargo, los riesgos pueden resultar más manejables, ya que cuentan con mayores recursos para prevenir, adaptarse y sobreponerse a estos cambios, lo cual no quiere decir que lo haga o que esté preparada. En el otro extremo está la micro empresa que enfrenta los mismos riesgos, pero sin prácticamente recursos ni acceso a financiamiento, principalmente porque la gran mayoría operan en la informalidad.

La PYME sin embargo, por sus condiciones de flexibilidad y de eslabón clave en el mercado de bienes y servicios, se convierte en el referente natural para iniciar un proceso de investigación que les permita adaptarse a los cambios construyendo resiliencia.

En gran medida, las PYMES reconocen la importancia de los riesgos globales que enfrentan y reconocen además, que en el futuro serán aún más importantes en su toma de decisiones de inversión.

Uno de los principales problemas que enfrentan es la falta de información pertinente, en este sentido debe aprovecharse que el uso de internet sea una práctica tan extendida para poner a disposición de la PYME información oportuna de sus riesgos y oportunidades de adaptación, el poner a disposición de las empresas herramientas como la generada por el Instituto para la Adaptación Global y el Tecnológico de Monterrey (www.smeadaptation.org), es un paso importante para ayudar a la pequeña y mediana empresa.

Las instituciones del sector público en México están generando valiosa información sobre los riesgos que enfrentan las empresas en las diferentes regiones del país, lo que se requiere es una mayor difusión de su utilidad entre los empresarios de todos los tamaños.

Lo que resulta muy alentador es que a pesar de los recursos limitados y de la falta de información, el interés de las empresas por adaptarse a los riegos que enfrentan y enfrentarán en el futuro, se refleja en el número de acciones que ya se encuentran llevando a cabo en mayor o menor medida, tales como la adquisición de seguros, ahorro de energía, uso eficiente de agua, innovaciones en procesos, productos y servicios, etc.

Finalmente, el marco institucional resulta clave para dar certidumbre a la empresa en sus decisiones de inversión, lo que se ha encontrado es que factores como la aplicación inconsistente de la ley afecta más la decisión de invertir que la propia inseguridad. Así mismo, la política fiscal, los trámites para obtener licencias y premisos locales y el costo de la energía, son también un obstáculo para la inversión en innovación.

¡Queda mucho por hacer, pero la buena noticia es que una buena parte del sector productivo en México ya se está preparando para el futuro!

 

Elvira Naranjo es doctora en política pública por la EGAP. Se desempeña desde hace 12 años como consultor-investigador en diversos centros e institutos del Tecnológico de Monterrey y actualmente trabaja en el Instituto para el Desarrollo Regional. Como consultor ha trabajado los temas de competitividad y desarrollo regional a nivel estatal, municipal y regional. Cuenta con diversas investigaciones y publicaciones en artículos de revista y capítulos de libros y es co-autor de las últimas cuatro ediciones de la serie “La Competitividad de los Estados Mexicanos” (2003, 2007, 2010 y 2012). Puede ser contactada en enaranjo@itesm.mx.

Norma A. Hernández  es doctora en finanzas y economía por la A.B. Freeman School of Business de la Universidad de Tulane, U.S.A. Es directora del departamento de finanzas de la Egade Business School y de la Cátedra de Investigación en Pequeñas y Medianas Empresas. Miembro del Sistema Nacional de Investigación, nivel I. Entre sus publicaciones se encuentran los libros de: “Análisis Estratégico para el Desarrollo de la MiPyME en México” y  “Capital Privado y Emprendedor en México”. Ha colaborado en consultorías en el sector empresarial y gobierno en temas de acceso al crédito, valuación y gobierno corporativo en PyMEs. Puede ser contactada en normahernandez@itesm.mx.


[i] Tan, Lopez-Acevedo, 2007, How well do small and medium Enterprise programs work? Evaluating Mexico´s SME Programs using panel firm data. World Bank Institute and Latin America and Caribbean.

[ii] Diversos estudios se han enfocado a la identificación de los factores que fortalecen la sobrevivencia y competitividad de las PyMEs entre estos:

Hernández, Trejo,2010, Análisis estratégico para el desarrollo de la MyPyME en México (2010), Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas (IMEF), México D.F.

Dussel Peters, E. (2003). Pequeña y mediana empresa en México: condiciones, relevancia en la economía y retos de política. Economía UNAM, 2, 64-84.

Kauffman, G. (2001). El desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas: un reto para la economía mexicana. Ciencia Administrativa, 1, 40-48.

[iii] El proyecto fue realizado de manera conjunta por el Tecnológico de Monterrey (www.itesm.mx) y el Global Adaptation Institute (www.gain.org) y financiado por The John Templeton Foundation (www.templeton.org).

[iv] INEGI Censos Económicos 2009. http://www.inegi.org.mx

[v] Para este estudio, la clasificación de pequeñas y medianas empresas se realiza de acuerdo al número de empleados considerando pequeñas empresa aquellas que cuentan con más de 10 y hasta 30 empleados y medianas a las que tienen más de 30 y hasta 250. De manera oficial la clasificación de empresas por tamaño y sector para México puede encontrarse en la “Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa”. Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/index.htm

¿Realmente mi empresa necesita un Software de Continuidad de Negocio?

Ezequiel Matias Fagetti

El software de continuidad de negocio no es nada nuevo, talvez usted ya ha tenido experiencia con estas soluciones, pero las pregunta son: ¿Es tiempo de utilizarlas? ¿Estas herramientas nos ayudan con los cambios, con nuestras necesidades y con el rol expandido de los profesionales de continuidad de negocio? Como todo lo relacionado con continuidad de negocio, la respuesta a estas preguntas no es tan simple.

 

Algunas de sus resistencias.

Desde que se comenzaron a utilizar, una de las quejas más repetidas en relación con el software de continuidad de negocio era que no son muy fáciles de utilizar, sin importar las campañas de marketing que indicaban lo contrario. Inclusive, los productos de mayor facilidad en su manejo, en comparación con el resto eran multi capa y muy complejos, especialmente para los administradores y usuarios con altos privilegios.

Pero en defensa los proveedores de este tipo de software, han puesto énfasis en facilitar su uso en estos años recientes, y actualmente su uso no es tan tedioso e  incomprensible como solía ser.

Por otro lado, hemos visto un número de paquetes de software que simplemente automatiza el problema e inclusive lo puede hacer más grande. Algunas aplicaciones están más focalizadas en la documentación en vez de los datos, otros fueron construidos sin el entendimiento de que la continuidad de negocio es parte de la gestión de riesgos.

No obstante, todavía hay gente que se pregunta ¿Por qué molestarse? ¿Por qué no continuar utilizando Word, Excel and sharepoint? ¿No sigue siendo más fácil? , en este artículo más adelante incluyo algunas reflexiones para ayudar a responder estas preguntas.

 

¿El software me soluciona todos mis problemas de continuidad?

Como usted podrá suponer, la respuesta a esta pregunta es un simple “no”, cualquier software de continuidad, aún sea de los mejores del mercado, solo nos servirá de soporte (muy importante por cierto), pero representa solo una parte de la planificación e implementación de una estrategia de continuidad.

A menudo, muchas organizaciones compran un software y construyen el programa de continuidad alrededor del software, en vez de utilizar esta software como una herramienta de apoyo; por ninguna razón, el software debería gobernar el enfoque de continuidad de negocio.

En mi experiencia, he observado frecuentemente la tendencia a iniciar un programa de continuidad de negocio que está focalizado más en el tener el propio plan en vez de focalizarse en el proceso y el beneficio de tener una estrategia clara de continuidad, inclusive, muchas veces los planes son desarrollados simplemente para cumplir con normativas externas o internas de la organización.

Evidentemente que si en la organización no creamos un plan estratégico de continuidad de negocio donde se analicen diferentes variables, como la planeación y análisis de la situación, control de daños/riesgos, recuperación y continuidad de las operaciones, mantenimiento del plan, y evidentemente el software de continuidad a ser utilizado, puede ser que se cumpla con la formalidad, pero esto no agregara valor para la organización.

 

Software desde un perspectiva más amplia que la continuidad de negocio – GRC

Creo que es momento de comenzar a ver las tradicionales soluciones de continuidad con una visión mucho más amplia, cambiando de una visión de software de planificación a una visión en favor de Gobierno, Riesgos y Cumplimiento (GRC, Governance, Risk, and Compliance). En mi opinión, existen muchas empresa de software que proveen herramientas que son realmente muy buenas y que mejoran la situación general de la continuidad. He observado que se han realizado implementaciones exitosas de estos paquetes de software que ayudan a la gente en sus esfuerzos de planificación de continuidad, sin embargo, observo también que existe un quiebre cuando los desarrolladores de estos sistemas empiezan a entender que el programa empieza necesita contar con capacidades más amplias. En este sentido las herramientas con capacidades GRC adquieren mayor importancia.

Mi opinión es que las herramientas basadas en GRC están en mejores condiciones de ayudar a los profesionales de Continuidad de Negocio y a las organizaciones a los que ellos sirven para lograr un mayor entendimiento y una mejor gestión de riesgos.  Una solución GRC es una herramienta central desde el punto de vista de cumplimiento y están relacionadas con todos los dominios (incluyendo el de continuidad, por supuesto), si su compañía es una empresa globalizada, es crítico tener un entendimiento de los requerimientos regulatorios alrededor de sus actividades, como también de las actividades de gobierno para los productos a vender o servicios a ser entregados. Las herramientas GRC típicamente están construidas con un núcleo de auditoria  y permiten calibrar los programas de continuidad de negocio.

En todos los niveles de la organización, un programa efectivo de continuidad asegurará la continuidad de las operaciones y servicios, y frecuentemente es un proceso vivo que incorpora un gran numero de diferentes elementos complementarios que trabajan en conjunto con las otras funciones de GRC

Estas oportunidades de integración entre Administración de la Continuidad del Negocio (BCM, Busines Continuity Management) y GRC proveen a la empresa un mecanismo de políticas y procedimientos mejorados, ampliando la visibilidad de los riesgos operacionales, reduciendo la duplicidad de esfuerzos, y fomentando el uso de datos compartidos. El resultado final es una mejor y más ajustada ejecución de procesos para los eventos normales y extraordinarios.

 

¿Automatizar el proceso de continuidad o no?

En mi opinión las principales ventajas de un software bien diseñado son: servir como guía en la planificación a través de procesos, estandarizar el plan en diseños y evidentemente facilitar el mantenimiento de toda la documentación involucrada en el proceso. Adicionalmente, muchos de los paquetes de software también incluyen la habilidad de generar reportes, soporte a otras tareas con comandos de incidentes y funciones de notificación, por nombrar algunas de ellas.

Como desventaja principal mencionaría principalmente el costo; y en algunos casos, las limitaciones en flexibilidad para adaptarse a necesidades específicas de las empresas.

He escuchado decir que es más simple gestionar la continuidad con documentos Word y guardarlos en diferentes carpetas. Sin embargo, desde mi punto de vista el verdadero problema con este enfoque es que al necesitar acceder a estos documentos para realizar un análisis, siempre es demasiado complicado, igualmente también el mantener los planes actualizados; lo cual implica recorrer toda la información relacionada con los diferentes planes guardados en diferentes instalaciones de la organización. Esto por supuesto, crea una mayor probabilidad de que estos planes o la información relacionada, esté desactualizada, y por lo tanto, el plan sea inefectivo en caso de una contingencia, por lo cual mi planteamiento es ¿por qué seguir este complicado proceso de gestión con documentos Word?

La respuesta depende de lo que la organizaicón quiere hacer, del volumen de datos a analizar, de la importancia que tiene la actualización de la gran cantidad de planes y de como seguir mostrando la interdependencia entre ellos. En algunos casos probablemente no se necesite una herramienta, pero con eso se va tener menos capacidad para realizar los procesos de actualización, comunicación y ejecución. Por el contrario, utilizando una herramienta será más fácil madurar el programa de continuidad de manera más rápida y efectiva, teniendo acceso a mayor cantidad de información dentro de la organización.

 

Ezequiel Matias Fagetti, MBA, CISA , CISM, CGEIT, LA 27001 – Ezequiel tiene más de 17 años de experiencia en el área de Administración de Riesgos, Gobierno Corporativo y la Gestión de Servicios, como asesor y como practicante. Ha vivido y trabajado en diferentes países como: Argentina, Reino Unido, EE.UU., España y Chile. También ha participado en grandes proyectos relacionados con las áreas de: Auditoría Interna, Auditoría TI, Cumplimiento, Servicios Financieros y SOX. Ezequiel es un miembro de ISACA y posee las certificaciones CISA, CISM y CGEIT, tiene una licenciatura en Ciencias de la Computación y obtuvo un MBA en 2001 en Barcelona. Sus especialidades son: Auditoría Interna, Gestión de la Continuidad, Asesoría Financiera, Control Interno, Administración de Riesgos, Gobierno, Gestión de Proyectos, SOX y Cumplimiento. Ezequiel puede ser contactado en efagetti@deloitte.com

Gestión de continuidad de negocio para pequeñas y medianas empresas (PYMES)

Leonardo De Los Santos Aguilar

La gestión de continuidad del negocio aplicada a pequeñas y medianas empresas  consiste en romper paradigmas de que un sistema de gestión de continuidad de negocio es sólo para empresas grandes.

En Latinoamérica, la gestión de la continuidad del negocio (“BCM”, Business Continuity Management), en mi opinión, es un proceso que aún se encuentra en etapa de maduración y cuya aplicación se puede observar principalmente en empresas transnacionales o gubernamentales. En estas empresas, la aplicación del BCM, frecuentemente se debe a la necesidad de cumplir una exigencia regulatoria o porque de manera voluntaria, éstas muestran una gran preocupación por el manejo de eventos no deseados. Si bien las empresas transnacionales tienen un importante impacto en la economía Latinoamérica, no se puede dejar de lado la importancia, cada vez mayor, que tienen las pequeñas y medianas empresas (PYMES). En efecto, según estudios publicados por el Banco Mundial, de acuerdo a datos promedios de 1990 a 1999, las PYMES tienen una fuerte incidencia como fuente de trabajo formal y un impacto directo en el Producto Bruto Interno (PBI), pues aportan en promedio alrededor del 41%.Dada su contribución a la economía, resulta importante que las PYMES se encuentren preparadas para afrontar y responder de forma efectiva los eventos de interrupción no deseados.[i]

De acuerdo a los estudios realizados por IERALPYME (Instituto de Estudios Económicos sobre la Realidad Argentina y Latinoamericana) en el 2012, las PYMES han certificado procesos en las normas ISO 9000, 9002, referidas a calidad e ISO 14000, asociada a gestión ambiental.[ii] El uso de estas normas internacionales permite certificar el grado de estandarización de los procesos y la eficiencia en el logro de sus objetivos de rentabilidad con bajo impacto ambiental. Los países que vienen liderando la calificación de pequeñas empresas que cuentan con certificación en procesos son: Venezuela, México, Colombia y Brasil. Esta práctica permite contar con un apoyo importante al momento de establecer un sistema de gestión de continuidad del negocio dentro de las organizaciones, por lo que el reto está en los profesionales en continuidad de negocios el continuar inculcando la importancia y relevancia de una adecuada gestión de continuidad del negocio. El resultado del estudio referido, nos demuestra que a pesar de ser pequeñas empresas, estas cuentan con mecanismos y apoyo suficiente como para certificar sus procesos; lo cual nos cambia el paradigma de que sólo las grandes corporaciones pueden acceder a certificaciones. Al realizar una comparación entre distintas organizaciones, sin importar el tamaño de éstas, vemos que todas tienen el soporte de administrarse por procesos y todas enfrentan riesgos que pueden causar una interrupción en su negocio, que en el peor de los casos, podría provocar el cierre definitivo del negocio. Si revisamos las estadísticas, el 80% de las PYMES fracasa antes de los cinco años, y entre los motivos de este fracaso se encuentra la falta de planificación para responder ante desastres[iii] siendo este un dato muy importante que podría ayudar a los profesionales en gestión de continuidad de negocios en promover las ventajas y beneficios de una adecuada preparación en continuidad de negocios.

Actualmente, las redes sociales y la información digital nos permiten saber que está ocurriendo en el mundo en materia de desastres de manera inmediata. En mi opinión, esto demuestra que durante los últimos años han sido atípicos en lo que se refiere a la frecuencia de ocurrencia de desastres, disturbios sociales y desaceleración económica y que cada vez se requiere de una respuesta estructurada y de organizaciones resilientes. En mi experiencia, la cultura latinoamericana suele responder luego de haber sido afectadas por un evento de este tipo, es ahí cuando las empresas toman conciencia de la importancia de una preparación y respuesta para situaciones no esperadas, lamentablemente esta práctica puede ser demasiado tarde para algunas PYMES e incluso, empresas de mayor envergadura. En Latinoamérica, el 54% de PYMES no cuenta con un plan de continuidad del negocio y el 14% no tiene intenciones de elaborar un plan de continuidad, de acuerdo a los resultados recopilados por Symantec en el año 2011, de este estudio se rescata la relevadora cifra de que el 46% de las PYMES que cuentan con un plan de continuidad de negocio, lo implementaron luego de sufrir algún problema que afectó la normal operación de sus negocios.[iv] En este estudio, los problemas, o riesgos a los que son susceptibles las PYMES no solo se refieren a los catalogados como desastres naturales, tenemos también problemas o fallas en el suministro eléctrico, problemas de índole tecnológico, enfermedades contagiosas, huelgas de empresas que brindan servicios básicos como transporte, agua potable, comunicaciones, entre otros.

Entre los principales retos que tenemos los profesionales en la gestión de continuidad de negocios, se encuentra el concientizar al sector PYMES sobre el beneficio de contar con un sistema de gestión de continuidad del negocio y romper el paradigma de que esta gestión sólo es relevante e importante para las empresas grandes.

En mi experiencia, las PYMEs en la mayoría de países latinoamericanos, son regulados por el Estado, así como por las instituciones gubernamentales encargadas de la Seguridad y Protección Civil, por lo que éstas se encuentran preparadas con mecanismos básicos para responder ante situaciones que puedan afectar la vida e integridad de los trabajadores, como por ejemplo, planes de evacuación, manejo de incendios y emergencias médicas básicas. Sin embargo, existe una brecha en estos planes de respuesta, debido a que no involucra la continuidad de negocio. Es labor de los profesionales en continuidad de negocios el concientizar a los dueños de estas empresas para que vayan un paso más allá, y no sólo se enfoquen en hacer las cosas para cumplir con los requerimientos regulatorios, sino, como un beneficio para ellos y sus empresas en el largo plazo y entender así, el verdadero beneficio de un BCM.

Cabe mencionar que al momento de implementar un BCM en una PYME, es importante contar con algunos detalles particulares independientemente de la metodología que se vaya a utilizar. A manera de ejemplo, me permito sugerir las siguientes recomendaciones:

1. Incluir dentro del análisis de riesgos a los locales colindantes. Puede ser que la empresa sea muy segura, pero las fallas de la gente que la rodea podrían afectarle directamente.

2. Reforzar la asignación de roles y responsabilidades. Es necesario contar con instrucciones precisas para cada departamento, jefe de área y para los empleados. Cada uno debe ser capaz de comprender qué se espera de él y cómo debe lograr su objetivo en caso de contingencia.

3. Analizar y utilizar, en su caso, herramientas de internet basadas en el concepto de la nube. Existen alternativas en Internet que permiten realizar respaldos online y gestionar directorios electrónicos.

4. Elaborar una estrategia de comunicación externa. Es importante que los empleados, clientes y proveedores conozcan que la empresa es capaz de continuar con el servicio, incluso en situaciones de contingencia, la tranquilidad que proporciona esta información ayudará a consolidar una imagen de empresa profesional.

El haber realizado esta investigación sobre la realidad de las PYMES en Latinoamérica, me ha llevado a reflexionar sobre el estado incipiente en el que nos encontramos en materia de gestión de continuidad de negocios y lo que nos queda por cubrir frente a otros países desarrollados y maduros en esta práctica, como por ejemplo Estados Unidos o países Europeos, quienes tienen muchos más años de experiencia en BCM. Desde mi punto de vista, espero contribuir a través de este artículo, para comprender la situación actual y entender que el despegue y fortaleza económica que hemos logrado a través de estos años en Latinoamérica, se puede ver amenazada por la falta de una adecuada preparación para gestionar los eventos que podrían afectar la continuidad operativa de las PYMES, las cuales a través de los estudios utilizados en la elaboración de este artículo, están preparadas para soportar un BCM tomando como base la iniciativa y la necesidad que han mostrado al implementar modelos ISO y certificarlos, lo que entrega ventajas competitivas y ayudan a consolidarse como agentes importantes en la economía Latinoamericana. Les invito a los profesionales de Continuidad de Negocio a ser parte del esfuerzo para romper los paradigmas que impiden implementar BCM en las empresas PYMES, las cuales forman la base de nuestra economía Latinoamericana.

Leonardo De Los Santos, ingeniero de sistemas de la Universidad de Lima certificado como CBCP por DRI International, cuenta experiencia profesional en seguridad de la información, auditoría de sistemas, auditoría SOx, y Lean Six Sigma y cuenta con más de cinco años de experiencia específica en BCM en el sector financiero. Durante los últimos años, él se ha especializado en planificación de la gestión de continuidad del negocio, participando en seminarios y eventos referidos al tema a nivel nacional e internacional. De Los Santos puede ser contactado en lsantos@resiliencyperu.com.


[i] Meghana Ayyagari, Thorsten Beck, Aslh Demirgüc-Kun “Small and Medum Enterprises across the Globe, A New Database”. Banco Mundial, Agosto del 2003, presenta datos del promedio de 1990-1999.

[ii] iearalpyme (www.ieralpyme.org). La situación de las PyMEs en Amércia Latina. Lic Marcos Cohen, Lic. Gabriel Baralla. Abril de 2012

[iii] CEPAL , La situación de las PYMES en América Latina, En enfoque y el aporte de CEPAL. Rudolf Buitrelaar, CEPAL

[iv] Symantec, Hernan Roth