Continuidad de los servicios TI – clave para la sobrevivencia de las organizaciones

Sandra Camacho

Hoy en día la continuidad de nuestras organizaciones depende en gran medida de la continuidad de los servicios de tecnología de información (TI), de tal manera que una adecuada gestión de estos servicios conlleva a aumentar el éxito en el logro de los objetivos de continuidad de las organizaciones. En este artículo, se expondrán los logros y beneficios para la continuidad de negocio logrados en el Banco de la República de Colombia con la implementación de los procesos de gestión de tecnología bajo las mejores prácticas propuestas por ITIL (Information Technology Infrastructure Library), incluyendo los factores de éxito y lecciones aprendidas durante de implantación de las prácticas de ITIL.

 

Contexto de los procesos del Banco

El Banco de la República es el Banco Central de Colombia, por tal razón, tiene funciones constitucionales críticas para el sector financiero del país. Estas funciones son: administrador de las reservas internacionales, banco de bancos, banco, agente fiscal y fideicomiso del Gobierno, emisor de moneda legal, funciones cambiarias, estratega de la inflación objetivo de Colombia, prestamista de última instancia, promotor del desarrollo científico, cultural y social; y rendición de cuentas a los colombianos, siendo su principal objetivo el control de la inflación. Su misión ha sido definida como  “Contribuir al bienestar de los colombianos mediante la preservación del poder adquisitivo de la moneda y el apoyo al crecimiento económico sostenido, la generación de conocimiento y la actividad cultural del país”. El Banco de la República de Colombia tiene presencia nacional a través de 28 sucursales, una en cada ciudad capital del país, con sucursales de oficinas de tesorería en algunas de ellas y presencia cultural en todas ellas.

 

Contexto de los procesos de la dirección general de tecnología

Como es común en todas las organizaciones, para el cumplimiento de su misión, el Banco de la República cuenta con un  alto componente tecnológico con plataformas heterogéneas, diversos sistemas, proveedores y fabricantes, tecnologías “tradicionales” y “de punta”; y con proyectos transversales de modernización, que afectan servicios de misión crítica, convivencia de plataformas “nuevas” y “obsoletas”; lo que exige una gestión altamente eficiente y efectiva y de manera más sobresaliente, una gestión de continuidad. Es así como hoy en día, la continuidad de nuestra organización depende en gran medida de la continuidad de los servicios de tecnología, de tal manera que una adecuada gestión de estos servicios conlleva a aumentar el éxito en el logro de los objetivos de continuidad.

Con este contexto, la misión de la dirección de tecnología del banco es la siguiente: “Contribuimos al cumplimiento de los objetivos del Banco y a la generación de valor a sus áreas, brindando servicios y productos basados en tecnología”, de tal forma, que es necesario que esta base tecnológica tenga un altísimo grado de continuidad; puesto que en general, toda la operación es soportada por alguno de estos servicios. Por otro lado, cualquier inconveniente sobre esta plataforma o la funcionalidad de los aplicativos operativos específicos, puede generar un riesgo sobre la continuidad del negocio.

Como base de la gestión en la dirección general de tecnología del Banco, se cuenta con un  “gobierno de tecnología” fundamentado en el liderazgo, los niveles de autoridad, la  estructura organizacional y los procesos; estos últimos, basados inicialmente en las áreas funcionales y evolucionando hacia procesos transversales. Asimismo, se cuenta con indicadores de gestión que incluyen tanto indicadores estratégicos como de operación, y particularmente, la medición de puntos críticos para la continuidad y la gestión de riesgos; ésta última, dentro del contexto organizacional de la gestión de riesgo operativo y la rendición de cuentas.

Dentro de las mejores prácticas empleadas como fundamentación de esta gestión tecnológica se cuenta con: COBIT para el control gerencial, ISO 9001 para la gestión de la calidad, ISO 27001 para la gestión de seguridad, CMMI para el desarrollo de aplicaciones, PMI para la gestión de proyectos, prácticas profesionales del DRI International (Disaster Recovery Institute International) y del BRCCI para la gestión de continuidad e ITIL para la gestión de servicios.

 

Logros y beneficios del uso de ITIL para la gestión de continuidad de los servicios TI del Banco

¿Cuáles han sido los logros y beneficios de ITIL para el Banco? Básicamente estas buenas prácticas han brindado un apoyo importante en la adecuada gestión de la tecnología de la organización, facilitando la visión transversal de los procesos de TI y permitiendo la operación estandarizada y coordinada de las actividades propias de la gestión de la tecnología, la cual de acuerdo a ITIL, es clasificada en cuatro grandes macro-procesos a saber: Estrategia, Diseño, Transición y Operación.

Estrategia del servicio

Para poder explicar a detalle estos logros y beneficios, los presentaré a través de un recorrido por los cuatro macro-procesos de ITIL. Para identificar estos  beneficios, hemos encontrado que cada uno de ellos nos brinda un aporte importante, e incluso fundamental, para la continuidad de los servicios de tecnología; particularmente, en la realización de una adecuada definición estratégica a través de los procesos estratégicos de gestión financiera, gestión del portafolio y gestión de la demanda, puesto que esto ha facilitado una adecuada gobernabilidad de los servicios al estar enmarcados en la visión estratégica y táctica de la organización y así se engrana esta visión con la operatividad de la gestión de tecnología.

Estas buenas prácticas las hemos sintonizado dentro del engranaje del gobierno de TI del Banco a través de su seguimiento, mediante indicadores de gestión que son revisados mensualmente en los comités de gerencia de TI. Asimismo, están inmersos en los estándares definidos para las arquitecturas,  desarrollo y mejoramiento de nuevos productos, donde se hecho evidente la importancia de una metodología de gerencia de proyectos estructurada y basada en la gestión de la demanda. Por otro lado, han sido fundamentales los adecuados niveles de autoridad y de estructura organizacional que facilitan el acercamiento de estas buenas prácticas a todos los niveles dentro de la organización de TI.

Diseño del servicio

En cuanto a los procesos de “Diseño del  Servicio” y resaltando de manera inicial lo que para nosotros ha sido el punto de entrada, el proceso de “Gestión del Catálogo”. Este proceso nos ha llevado a conocer explícita y transversalmente, a nivel de toda la organización, cuáles servicios están en producción, sus modificaciones, y la salida de los mismos de la operación; lo cual ha permitido tener una visibilidad y control adecuada para la gestión de Continuidad de TI desde diversos frentes fundamentales, como son: las áreas operativas, las personas que operan TI y la gerencia, ya que ha  permitido un acceso ágil a los productos y servicios de TI, especialmente cuando se presenta una crisis o un requerimiento especial sobre alguno de éstos. La contextualización y la interrelación con TI han ayudando incluso a visualizar mejor el contexto y la dependencia de TI de las áreas, lo que les ha facilitado estructurar mejor sus planes de acción dentro de sus planes de continuidad de negocio (BCPs, business continuity plans), para los asuntos relacionados con TI.

Sin embargo, este proceso no tiene sentido si se maneja de manera aislada, y en particular, si el objetivo es garantizar ese adecuado entendimiento entre lo que esperan las áreas operativas y lo que TI está en capacidad de ofrecer. Por tanto, se debe ofrecer al menos, parámetros que deben estar claramente descritos a través de la “Gestión de los Acuerdos de Servicio”. Este proceso es tal vez uno de los procesos que se ha tornado más crítico para la adecuada gestión de continuidad de TI del Banco, frente a lo que se espera para la operación del negocio. En este punto es donde hemos podido especificar de manera concreta y aterrizada para la organización, las expectativas tanto en situación de normalidad como en eventos de crisis. En su primera versión nos concentramos más en la prestación del servicio en estado de normalidad, y hoy en día, hemos incluido un capítulo relacionado con la continuidad, donde hemos especificado explícitamente los tiempos estimados de los objetivos de recuperación de las operaciones (RTO, recovery time objective) y de  información (RPO, recovery point objective), para los casos en los que se presente una falla que afecte el servicio; estableciendo incluso, tiempos por tipo de falla. Este elemento ha permitido llegar a acuerdos importantes con la operación del negocio, ya que eventualmente hemos tenido que cambiar prioridades o incluso iniciar proyectos de aumento de capacidad o de cambios de arquitectura con miras a poder lograr el cumplimiento de los requerimientos del negocio en tiempos objetivo de recuperación. Por otro lado, ha permitido a las áreas operativas revisar sus análisis de riesgos y de impacto al negocio (BIA, business impact analysis), a la luz de un mayor conocimiento sobre la viabilidad de sus estimados de tiempos de recuperación, generando ajustes a sus planes de acción. Es así que cada vez trabajamos más de la mano  en el logro de un BCP realmente viable.

En este mismo sentido, los procesos de diseño relacionados con la “Gestión de Disponibilidad” y la “Gestión de Capacidad”, nos han brindado herramientas clave para poder dar cumplimiento a los “Acuerdos de Servicio”. Estos procesos nos han permitido identificar nuestra capacidad real, de tal manera que hemos podido estructurar planes de acción de TI con una clara especificación de prioridades de atención y conforme a los “acuerdos de servicio”, especialmente cuando se han conjugado una serie de eventos o de situaciones que demandan el uso de los recursos de manera simultánea. Particularmente, ha sido importante tomar en consideración no solo la capa de infraestructura y de telecomunicaciones, sino cada elemento de hardware, los centros de cómputo, de almacenamiento, etc.; siguiendo con las capas de las arquitecturas y llegando a la capa final de aplicación y presentación en lo relacionado con los servicios. Para nosotros ha sido fundamental incluir en estos procesos la capacidad y disponibilidad del recurso humano que administra, realiza el monitoreo y gestiona los servicios de tecnología, así como el concientizar a estas personas de los acuerdos que han sido establecidos con las áreas operativas y la operación del negocio, lo cual ha permitido trabajar de manera más sincronizada en los momentos donde más se ha requerido, es decir, cuando hay una crisis o emergencia.

La gestión de continuidad del negocio, y especialmente la continuidad de TI, no está completa si no se toma en cuenta a los proveedores de servicios. En este punto se tiene en ITIL el proceso de “Gestión de Proveedores”. Para el Banco, ha sido muy importante considerar los asuntos relacionados con la disponibilidad de los servicios ofrecidos, sus planes de acción en caso de falla y el seguimiento a síntomas que puedan generar posibles riesgos para la operación del Banco. Es así que ha sido fundamental la realización de análisis de riesgos de estos proveedores, lo que ha permitido considerar puntos clave de monitoreo y validación del cumplimiento por parte de éstos, ya que pueden tornarse el eslabón más débil para la operación.

En este grupo se encuentran dos procesos adicionales: la “Gestión de Continuidad de los Servicios de TI” y la “Gestión de Seguridad de la Información”, donde hemos enmarcado las mejores prácticas tanto de Continuidad como de Seguridad, como son las prácticas propuestas por DRI International e ISO 27001, respectivamente.

Transición del servicio

Podemos decir que los procesos de “transición” son los que generan más riesgos para la continuidad de TI, puesto que este en este grupo de procesos se encuentran la “Gestión de los Cambios” y  la “Gestión de Despliegue y Liberaciones”. En nuestra experiencia, hemos encontrado que las fallas de TI se han presentado cuando se lleva a cabo algún cambio sobre las arquitecturas o cuando llega un nuevo servicio a producción. Esto a pesar del cuidado en la realización de estas tareas, ya que en muchas ocasiones no se contaba con los niveles adecuados de autorización o de evaluación del impacto o del conocimiento de la dinámica del negocio, para poder así, determinar cómo y cuándo llevar a cabo estas acciones sobre las plataformas de TI, así como el realizar la adecuada notificación a las áreas del negocio involucradas, con el fin de que estas últimas a su vez, tomaran medidas de precaución o informaran de situaciones de negocio que permitieran mitigar el impacto en caso de una falla.

Estos procesos se complementan con la realización de una “Gestión de Activos y Configuración”, que nos ha facilitado el adecuado manejo de los cambios sobre la plataforma, los cuales, como fue comentado anteriormente, han sido la mayor causa-raíz de problemas de continuidad en los servicios de TI. El proceso de Gestión de Activos y Configuración nos ha permitido contar con un nivel adecuado de conocimiento  de los elementos y de la configuración sobre la cual se van a realizar los cambios, facilitando el adecuado análisis de riesgos e impactos sobre la plataforma de TI en el momento de realizar un cambio. Este proceso ha venido a jugar un papel importante para garantizar la Continuidad de los servicios de TI, mediante un control fuerte en las autorizaciones de los cambios, la evaluación de manera juiciosa en caso de llevar a cabo el cambio, el análisis de los impactos sobre las plataformas y sobre la dinámica del negocio; así como entender el cómo se llevaría a cabo el “retorno” del cambio (en caso de identificar que no operara adecuadamente), y entender el mejor momento para la realización del cambio, de acuerdo a la dinámica de los negocios afectados y del nivel de preparación respecto a las “Contingencias Operativas”, en caso de presentarse una situación grave que impida la recuperación en los tiempos estimados. La correcta “Gestión de la Configuración” así como de un adecuado conocimiento de las arquitecturas de la plataforma, permiten tomar decisiones más acertadas sobre dichos cambios.

Operación del servicio

Los procesos de “Operación”, nos han brindado un conjunto de lineamientos para llevar a cabo una gestión eficaz de los servicios una vez que están en operación, y especialmente para la continuidad de TI. La identificación pronta y oportuna de incidentes o eventos que puedan afectar la operación del negocio así como su ágil escalamiento y solución, a través de procesos de “Gestión de Incidentes” y “Gestión de Eventos”, han facilidado llevar a cabo acciones inmediatas de toma de control, evitando impactos mayores sobre la operación del negocio. Asimismo, nos ha permitido evitar la reincidencia de eventos y la corrección definitiva de fallas, a través de la realización juiciosa de análisis causa-raíz, el cual es parte del proceso de “Gestión de Problemas”.

Por otro lado, muchos de los riesgos de continuidad de TI, particularmente las negaciones de servicio o errores de personas que no operan correctamente la tecnología o los productos, son controlados a través de la “Gestión de Acceso”. Este proceso brinda al Banco un control eficiente del riesgo de acceso no autorizados de personas, que a su vez, pueden generar otros riesgos, ya sea de manera  intencional o no intencional para la continuidad de los servicios. Adicionalmente, a través de este proceso podemos identificar la dinámica de los usuarios de los servicios, lo que nos ha brindado información útil para la evaluación del impacto frente a eventuales caídas de los servicios de TI, así como para la identificación de los roles que deben ser convocados en caso de crisis y para la estructuración de un esquema de roles y responsabilidades de titulares y suplentes que permitan soportar la operación, incluso, en casos de problemas operativos que afecten la continuidad del negocio.

Finalmente, a la luz de ITIL existe un proceso para la solicitud automática de “servicios”, el cual nos ha permitido facilitar y aumentar la oportunidad de atención a las áreas operativas, evitando demoras en la petición requerida; minimizando al mismo tiempo, los tiempos que puedan afectar la continuidad de las operaciones.

Es así, como hemos encontrado muchos beneficios en cada uno de los procesos presentados por ITIL, que facilitan la labor de brindar Continuidad de los servicios de TI. Como se comentó al inicio de este artículo, en la medida que las organizaciones dependen cada vez más de la infraestructura de tecnología, de sus servicios y de la información, a nivel operativo, táctico y estratégico, la continuidad de los servicios de TI se convierten en la parte más crítica de la continuidad del negocio.

 

Factores de éxito y lecciones aprendidas

En general dentro de los obstáculos encontrados, principalmente está la visión funcional que tiene cada área de tecnología y que tradicionalmente así ha venido manejando, especialmente porque las estructuras llevan a trabajar en grupos aislados y con pocas interfaces entre sí. Sin embargo, para la superación de este obstáculo se realizó un trabajo conjunto entre los directores de las distintas áreas, encaminado hacia una misión y visión unificada como área de TI y enmarcada dentro de la hoja de ruta definida por la organización.

El cambio en los procesos no siempre ha sido fácil y la necesidad de estandarización de estos procesos viene entonces a jugar un papel importante en su viabilidad. Particularmente en lo que respecta al manejo de excepciones, ya que siempre se presentarán las urgencias, entre otras, las originadas por nuevas reglamentaciones o solicitudes especiales que exigen brindar y llevar a cabo los procesos con mayor prontitud, lo que a su vez dificulta realizar todas las actividades definidas para el proceso. En estos casos, se definieron compromisos para el cumplimiento de elementos que podrían desarrollarse posteriormente; sin embargo, es importante dar el seguimiento y llevar el control de dichos compromisos.

Un factor clave de éxito que hemos aprovechado, es involucrar activa y directamente a los directores de cada una de las áreas, tanto de tecnología como de las áreas operativas clave que participan en los procesos, quienes conscientes de la importancia de la aplicación de las buenas prácticas para la gestión, han trabajado en conjunto y con una visión global del proceso dentro del contexto de la organización.

Adicionalmente, si bien las herramientas de apoyo no es lo primero a tomar en cuenta, si han representado una pieza importante dentro del engranaje de estos procesos, ya que han brindando la trazabilidad necesaria, la base de conocimientos, la identificación y la solución temprana de situaciones que pueden poner en riesgo la continuidad del negocio. Para el caso del Banco, se cuenta con la automatización ofrecida por las herramientas de Hewlett-Packard y Altiris, con las que hemos automatizado los procesos de “Gestión de Incidentes”; “Gestión de Eventos, Alertas y Monitoreo”; “Gestión de Configuración” y “Gestión de Atención de Solicitudes”.

Una adecuada concientización en todos los niveles de la organización y de manera transversal, permitirá que se logre el mejoramiento o incluso, la estructuración de procesos de gestión. Sin esta conciencientización, será un trabajo extenuante y seguramente sin muchos frutos. Por esta razón, cualquier esfuerzo debe comenzar por esta actividad, pero no realizarla solo al inicio, sino continuar con la concientización de manera permanente y en todo nivel, mostrando con hechos concretos el mejoramiento. De esta manera, se logrará incluso que de las personas que antes eran detractoras de este esfuerzo, aporten ideas que serán valiosas para la maduración de los procesos y en nuestro caso, para la gestión del servicio de TI.

A manera de conclusión, es importante resaltar que al brindar un mejor servicio hemos podido brindar también mayor productividad y mejorar la confianza de las áreas operativas y del Banco sobre las acciones de tecnología, lo  que ha permitido minimizar la incertidumbre, incrementar la pro-actividad en la operación, y mejorar la calidad en diseño de los servicios. Esto último, nos ha llevado a minimizar el riesgo de fallas en operación, incrementar la prevención de incidentes en operación, la trazabilidad de lecciones aprendidas y la mejora en el tiempo de diagnóstico y solución, lo que al final, se traduce en niveles adecuados de continuidad de TI y por tanto de continuidad del negocio.

 

Sandra P. Camacho Bonilla tiene más de quince años de experiencia en las áreas de continuidad del negocio, gestión de riesgos y manejo de estándares y políticas de tecnología. Desde hace siete años es la directora de la unidad de soporte y continuidad de tecnología del Banco de la República de Colombia (Banco Central de Colombia). Especializa en “Business Impact Analysis” y  “Emergency Management & Safety Solutions”. Entre sus experiencias ha liderado acciones de planeación, respuesta y recuperación de  operaciones en diversos escenarios de contingencia en el sector financiero, implementación, control y seguimiento de centros de datos alternos remotos. Líder de los procesos de certificación de calidad ISO 9001 y auditor ISO 27001 para el área de tecnología del Banco de la República de Colombia. 

Es certificada en CBCP por el DRI International desde 2001 en Boston, Massachusetts, ITIL versión 3, Auditor ISO 27001 e ISO 9001 y PMP por el PMI desde el 2005. Ingeniería y Maestría en sistemas y computación de la Universidad de Los Andes. Ha sido docente académica de la Universidad de Los Andes, Universidad Javeriana y Universidad Piloto de Colombia así como conferencista en eventos de seguridad informática y continuidad.

La continuidad de mi negocio y de mis proveedores críticos

Héctor Opazo

Se ha puesto a pensar,  ¿qué pasaría si su proveedor de servicios tiene un desastre?, ¿cómo le afectaría a su negocio?, ¿están realmente nuestros proveedores preparados para soportar un desastre y seguir entregando un servicio aceptable?

 

Durante mis años de trabajo profesional, donde he revisado muchos contratos de diferente índole, con diversos proveedores de servicio, me he encontrado que el control habitual que pide mi cliente a su proveedor se basa principalmente en un acuerdo de nivel de servicio o SLA (Service Level Agreement) y multas asociadas al incumplimiento de estos SLAs. Más allá de lo señalado, lo que uno evidencia, después de una crisis, es que nunca estas consideraciones tendrán el efecto reparador completo para el negocio.

Todo esto nos lleva a pensar en cuan rigurosos debemos ser a la hora de contratar un servicio crítico y como la continuidad de negocio es un factor relevante en la selección del proveedor.

A raíz de esto surgen muchas otras preguntas, tales como: ¿nos involucramos en las pruebas y planes de continuidad de negocio de nuestros proveedores?, ¿están realmente nuestros proveedores preparados para soportar un desastre y seguir entregando un servicio aceptable?, ¿puedo asociar las multas al proveedor con el costo total de la crisis?

 

Estableciendo una metodología

En mi experiencia, si es posible responder estas y otras preguntas mediante el establecimiento de un proceso riguroso de licitación de proveedores, calificación y posterior adjudicación del servicio. Es posible evaluar el riesgo de mi proveedor en términos de continuidad de negocio mediante ciertos controles preventivos. Figura 1 ilustra los pasos necesarios que usted deberá tener en consideración.

La forma habitual de solicitar información a los proveedores en un proceso de licitación de algún servicio, es a través de una solicitud de propuesta RFP (Request For Proposal). La respuesta a este RFP nos servirá para obtener la información necesaria por parte de los diferentes oferentes, y así poder evaluar las fortalezas y debilidades de cada proveedor.

1. Solicitar los planes de continuidad de negocio del proveedor

Se deberá solicitar los planes de continuidad de negocio actualizados del proveedor. Usted deberá recibir la última versión del plan y verificar que tenga coherencia con lo que declara cuando responda su solicitud de propuesta (mediante un RFP). Recuerde ser explícito en el RFP que enviará a su proveedor, para solicitar información respecto a los planes de continuidad de negocio.

2. Evaluar la madurez del plan de continuidad de negocio del proveedor

De acuerdo a su juicio experto en continuidad de negocio, a sus propios planes de continuidad de negocio y a los que ha revisado a lo largo de su carrera profesional, evalué de manera cuantitativa el nivel de madurez del plan de su proveedor. Analice también los aspectos que desee resaltar en el plan, poniendo énfasis en las estrategias de recuperación que su proveedor declara tener implementadas. El tener su Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO, recovery time objective) definido en su plan continuidad de negocio, le permitirá establecer una métrica de cumplimiento para su proveedor.

3. Solicitar al proveedor los resultados de sus pruebas de recuperación

Recopile la información que su proveedor le ha entregado respecto a las pruebas realizadas, las observaciones que ha recabado, las evidencias y todo lo referente al resultado de dichas pruebas de recuperación. A partir de lo anterior, formule un cuadro de evaluación con esta información, dando especial énfasis al RTO declarado en el plan de continuidad de negocio y los tiempos de recuperación observados. Considere además el tipo de prueba y los escenarios que su proveedor está probando.

4. Formular un modelo que permita evaluar al proveedor en términos de sus planes de continuidad de negocio y pruebas de recuperación

De acuerdo con los antecedentes recibidos y a las evaluaciones parciales realizadas, usted está en condiciones de proponer un esquema de evaluación. Le sugerimos diseñar una matriz de variables y ponderaciones que incluya los distintos aspectos de su evaluación, descritos anteriormente. Puede ponderar si el plan de continuidad de negocio está completo, su consistencia, las estrategias, el desarrollo del plan y otros elementos asociados, según la importancia que usted le otorga. También incorpore los distintos factores de las pruebas y resultados obtenidos. Lo importante es que usted tendrá elementos cuantitativos asociados a la existencia de planes de continuidad de negocio de su proveedor y a las pruebas que su proveedor realiza habitualmente.

5. Asociar la evaluación de su proveedor con una métrica

El resultado de la evaluación que usted realizó por concepto de continuidad del negocio debe generar un ponderador o métrica. Esta métrica es la calificación que usted asigna para determinar la capacidad de reacción y cumplimiento ante un desastre por parte de su proveedor crítico.

A modo de ejemplo, si su proveedor no tiene planes de continuidad de negocio o no realiza pruebas de recuperación, este tendrá una métrica lo suficientemente alta que le indica el grado de riesgo si usted le adjudica el servicio. Por el contrario, si tiene un plan de continuidad de negocio bien establecido, actualizado y con pruebas periódicas, el ponderador será bajo en términos de que su proveedor está desarrollando la continuidad del negocio como elemento garantizador del servicio que usted está contratando.

Esta métrica deberá considerarla en el cálculo del valor tradicional de las multas que usted (o el equipo que genera los contratos en su compañía) está acostumbrado a aplicar para servicios tercerizados (outsourcing).

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6. Establecer el acuerdo y el formato de la multa en el contrato vigente

Una vez determinado el valor final de la multa a aplicar, incluya este valor en el contrato de servicios que su proveedor firmará. Su proveedor deberá estar en acuerdo respecto al procedimiento que usted ha aplicado y deberá entender a plenitud el valor del incremento de la multa, en caso de incumplimiento de servicio.

Con estos pasos usted estará evaluando el desarrollo de planes de continuidad de negocio por parte de su proveedor crítico.

 

Durante la prestación del servicio

Posterior a la selección de un proveedor y durante la relación comercial que mantendrá a través del tiempo, recomiendo de manera proactiva verificar en campo el cumplimiento de la oferta que usted recibió y que adjudicó, incluyendo el riesgo por continuidad de negocio. Además, usted podrá ajustar la evaluación que hace del proveedor.

Para cumplir con lo anterior, le sugerimos tener en cuenta las siguientes tres actividades:

A. Participe de las pruebas de los planes de recuperación de su proveedor

Solicite a su proveedor que usted sea parte de sus pruebas. Debe comunicar los beneficios que puede obtener él por la incorporación de usted como observador en sus pruebas. Su proveedor debe entender que para usted, él es estratégico y crítico, por tal motivo, es una buena práctica observar cómo se ejecutan sus pruebas y la trasparencia de estas.

B. Audite y evalúe los resultados de las pruebas de recuperación. Ajuste la métrica del proveedor

Con lo que usted pudo observar en las pruebas de recuperación de su proveedor, usted deberá de ser capaz de re evaluar estas consideraciones en su evaluación y estar listo para poder ajustar su métrica.

Ajuste su nueva métrica a partir de las observaciones y hallazgos evidenciados en el paso previo. Con esta información, usted podrá ir generando evaluaciones cuantitativas a tomar en consideración en futuros contratos, respecto de las multas reales y cómo se desarrolla la continuidad de negocio de su proveedor.

C. Realice una retroalimentación de manera permanente hacia su proveedor

A partir de toda esta información recopilada y ajustada, dé retroalimentación de este trabajo a su proveedor. Esto le permitirá confrontar sus evaluaciones con la realidad que su proveedor declara. Mantenga siempre informado a su proveedor de la forma cómo lo está evaluando respecto a sus planes de continuidad de negocio vigentes.

 

Beneficios mutuos y valor agregado

Todo este modelo desarrollado, le permitirá a usted y a su proveedor mejorar en varios aspectos. Primero, su foco estará centrado en que el servicio realmente se entregue por parte de su proveedor, independiente de las multas existentes. Segundo, incorporará el riesgo asociado a la existencia de planes de continuidad de negocio de su proveedor. Su proveedor sabrá ahora con certeza que usted está preocupado de su continuidad, la está cuantificando e incorporando en el contrato. Tercero, esta preocupación será de valor agregado no solo para usted en términos de tener proveedores preparados para enfrentar crisis o desastres, sino además, usted tendrá un proveedor que saldrá fortalecido de este contrato, generando valor agregado en su oferta.

Finalmente, usted debe tener siempre en consideración lo siguiente:  “La valoración de la pérdida real del negocio afectado es mucho más que el costo directo derivado de la pérdida. Involucra también otros conceptos, tales como: lucro cesante, costo de reputación, pérdida de clientes, por mencionar algunos. “

 

Héctor Miguel Opazo Santis, es ingeniero civil industrial en Chile, ingeniero en informática, con estudios de Magister Business Engineering, post títulos en evaluación de proyectos y gestión de sistemas de Información. Es certificado CBCP del DRI International. Con casi 20 años de experiencia en el mundo tecnológico a nivel de consultoría y desarrollo tecnológico aplicado. Ha sido consultor en Latinoamérica y Estados Unidos. Se ha desempeñado en cargos gerenciales en diferentes industrias, tales como: consultoría, banca, comercio entre otros. Se ha especializado en dirección de proyectos, negocios electrónicos, continuidad tecnológica y evaluación de proyectos de tecnología. Consultor asociado de Resilience Chile. Profesor titular de la cátedra de e-business en la universidad Andrés Bello donde evalúa proyectos de innovación tecnológica. Opazo puede ser contactado en hmopazo@resilchile.cl.

La Importancia de reaccionar oportunamente en cada etapa de una crisis

Manuel Quezada

¿Qué tan rápido tiene usted que reaccionar para activar sus procedimientos de contingencia? ¿Qué tan rápido tiene que involucrar a los niveles adecuados de la organización para darles la visibilidad requerida al evento para que se tomen las medidas necesarias para el funcionamiento correcto de los planes y las medidas contingentes? ¿Qué debo hacer después de terminar la contingencia? En el momento de un evento real, estas respuestas pueden volverse el factor crítico de éxito ante cualquier contingencia.

 

 

Usted como responsable de un área de continuidad de negocio, sin importar el tamaño de la empresa que representa, debe tener muy claro que tarde o temprano le tocara enfrentar una crisis, ya sea derivada de alguna falla tecnológica, un fenómeno natural o algún desorden civil; y esto pudiera afectar el día a día de la operación de su negocio. La importancia de estar bien preparado, tener la documentación clave disponible, haber realizado sus pruebas, haber entrenado adecuadamente a los equipos de recuperación y a los colaboradores en general, se volverán factores determinantes de éxito ante una contingencia. Sin embargo, hay una serie de preguntas de las que poca gente habla y de las que no hay una formula predefinida para responderlas. ¿Qué tan rápido tiene usted que reaccionar para activar sus procedimientos de contingencia? ¿Qué tan rápido tiene que involucrar a los niveles adecuados de la organización para darles la visibilidad requerida al evento para que se tomen las medidas necesarias para el funcionamiento correcto de los planes y las medidas contingentes? ¿Qué debo hacer después de terminar la contingencia? En el momento de un evento real, estas respuestas pueden volverse el factor crítico de éxito ante cualquier contingencia. No obstante, en el momento de un evento real, estas respuestas pueden volverse el factor crítico de éxito ante cualquier contingencia.

A primera vista, las respuestas podrían ser obvias; sin embargo, no son tan sencillas como pudieran parecer. Mi experiencia, enfrentando este tipo de situaciones, me dice que lo mejor es activar sus planes, involucrar a los niveles adecuados de su organización y gente clave para enfrentar la crisis, lo antes posible. Ante una crisis donde potencialmente se vean afectados los colaboradores de la empresa, la operación del día o día o la relación con sus clientes, por enumerar solo algunos ejemplos, no hay tiempo que perder, entre más rápido reaccione y active sus planes será mejor; sin embargo, el tomar estas decisiones pudiera ser la parte más delicada de su función, este tipo de activación no lo puede hacer ante cualquier mínimo evento, ya que corre el riesgo de sobre reaccionar y afectar el funcionamiento de su empresa y de los niveles directivos, o por el contrario, dejar pasar algo que se pueda volver un evento mayor y el haber dejado de actuar lo pondría en una situación de omisión, enfrentando un riesgo mayor .

La clave para mí ante una crisis, ha consistido en valorar de inmediato la situación a la que se enfrenta, comunicarse con las personas directamente involucradas en la situación; ya que ellos son los que tienen la información real y de primera mano de lo que realmente está pasando, y a final de cuentas, son ellos los expertos en la operación o los que están sufriendo con la afectación. Una vez que cuente con esos elementos, deberá juzgar si la crisis que enfrenta es realmente una situación menor que va en camino de solución y los responsables están tomando las medidas adecuadas, o si ya es necesario activar a sus grupos de contingencia, manejo de crisis y elevar la situación informando a otros niveles dentro de su organización.

 

Que hacer cuando ya decidió activar sus grupos de manejo de crisis y elevar la situación

Una vez que decidió dar el paso crítico de activar a sus grupos de crisis, notificar y elevar la situación ante la dirección de su empresa, debe de estar consiente que seguramente se volverá el punto central de coordinación e información de la situación. Es muy importante que usted como responsable de continuidad tenga claro el escenario que está enfrentando, la gravedad potencial del mismo, por qué activó a sus grupos de crisis y que acciones se están tomando ya para atacar la situación. Es importante que tenga esto claro, ya que las primeras preguntas que pudiera enfrentar ante sus directivos son: ¿Cuál es la situación real?, ¿Qué medidas se están tomando ya? Evidentemente deberá estar preparado para responderlas, dar una visión real de lo que está sucediendo y de lo que se está haciendo, sin embargo, debe estar consciente que una vez que usted dio una evaluación inicial de la situación, las áreas responsables de recuperar la operación son las que deben proporcionar informes posteriores y trabajar en la solución del problema.

Un ejemplo muy sencillo del rol que puede tomar durante la crisis es el de un controlador de vuelo, usted no estás piloteando el avión, solamente da la pauta para que todo tenga un orden, no haya duplicidades, interferencias o falta de control. Usted, como responsable de continuidad, seguramente no es un experto en tecnología, ni en sistemas, ni en inmuebles o seguridad física, es muy importante tener claro su rol; ysu rol es el de un coordinador quien deja que los expertos en las áreas involucradas hagan su trabajo, entre menos interfiera con sus actividades o trate de “ayudarlos” será mejor. Gran parte de su trabajo durante una crisis la debió haber realizado mucho antes de que esta ocurriera, asegurándose de que las áreas tuvieran sus procedimientos contingentes, que la gente supiera cómo reaccionar y sensibilizando a los niveles directivos de su empresa sobre el rol que les toca jugar durante cualquier evento.

Es importante también que como responsable de continuidad, determine la frecuencia de las comunicaciones que se tendrán con el grupo de manejo de crisis y con los directivos de su empresa. Desafortunadamente no existe una regla general que podamos aplicar y cada caso, dependerá de la gravedad de la misma situación; lo que es clave es que dicha frecuencia sea acordada por todos los miembros, para que permita mostrar avances de la situación y que a la vez permita a las áreas trabajar, sin la preocupación de estar dando informes de avances en periodos muy cortos. La experiencia dicta que estas comunicaciones se deben mantener durante todo el evento y deben terminar una vez que se da por concluida la contingencia.

 

Que hacer después de la contingencia

Una vez estabilizada la situación, es decir, que la contingencia ha sido resuelta y que las operaciones han regresado a la normalidad, su trabajo aún no ha terminado; quizás apenas va a la mitad del recorrido y pudiera ser que inicie la etapa que más frutos le dé en el futuro. Esa etapa es el análisis de lo que ocurrió, la pregunta básica y sencilla que debe hacerse al inicio de este análisis es: ¿Qué pasó? Pero esta pregunta tan básica, para que resulte efectiva debe ser respondida con la visión más holística posible. Para dar respuesta a su pregunta inicial ¿Qué pasó? un análisis integral de lo ocurrido antes, durante y después de la contingencia por todas las áreas involucradas debe de ser considerado. Este análisis debe ser realizado, analizado y presentado a su comité de crisis o a los directivos de su institución, lo más pronto posible después de ocurrido el evento, ya que si deja pasar tiempo, el impacto del mismo puede disminuir, los hechos se pueden desvirtuar y lo más importante, las oportunidades de mejora pueden pasar.

Todos los planes son perfectibles, es importante que así lo pensemos. Una vez que tengamos la visión clara de que paso antes, durante y después del evento, pregúntese: ¿todo salió como lo tenían descrito en sus planes de recuperación? ¿Todos los equipos reaccionaron como debían? ¿Se dio la voz de alerta a tiempo? ¿Falto alguien de involucrarse? ¿Qué podemos hacer para que la próxima ves el impacto sea menor? ¿Hubo alguna situación imprevista que no habíamos considerado? Estas preguntas son algunos ejemplos que pudieran ser útiles para su análisis de los hechos después de la contingencia.

El enfrentar una contingencia de cualquier tipo y tomar las medidas adecuadas no es una situación menor para ningún responsable de continuidad, es por eso que vale la pena también incluir en el análisis que se presente, una revisión de todo lo que salió bien durante la crisis y dar el reconocimiento a todos los participantes, ¿recuerda su rol durante la crisis? El hecho de reconocer la labor de los involucrados en el restablecimiento de las operaciones, reconocer también todo lo que se hizo para atacar la contingencia, sea cual sea y lo que se haya hecho, es igual de importante que analizar y mejorar todo lo que se detectó como un área de oportunidad.

 

Conclusión

Como responsable de continuidad del negocio en su empresa, debe de estar consiente que una situación de crisis puede sepultar o catapultar su carrera. Todo depende de que tan efectivo sea antes, durante y después de la crisis, pudo haber tenido perfectamente documentado sus análisis de impacto al negocio, sus planes de recuperación, haber realizado los entrenamientos correspondientes , etc., pero si un evento de crisis, no reacciona en el tiempo y de la forma adecuada, todo ese trabajo que realizo, no habrá servido. Si después del evento no se realiza el análisis correspondiente para identificar lo que se hizo bien y lo que se puede mejorar, estará en riesgo de repetir los mismos hechos en el futuro.

 

Manuel Quezada tiene 20 años de experiencia en Citigroup-Banamex desempeñándose en diversas áreas tanto a nivel nacional como a nivel Latinoamérica, en áreas como compras, pagos, control interno, cash management, funds transfer, operaciones y tecnología, entre otras. Los últimos tres años se ha desempeñado como director de continuidad para Banamex donde principalmente ha trabajado en el mejoramiento de los planes de continuidad del negocio, la importancia de las áreas de continuidad y el entrenamiento especializado al personal asignado a funciones de continuidad. 

DRI Istanbul’s Business Continuity Forum

Istanbul is a city of culture, history and astonishing architecture – and it’s about to become host to DRI Istanbul’s first-ever Business Continuity Forum.

On March 11 at the Radisson Blu in Ortakoy, Istanbul, business continuity and risk management professionals from all over will have the opportunity to learn from top industry experts and network with colleagues.

“We’re extremely excited to bring our premier business continuity conference to Istanbul, Turkey,” said DRI President and CEO Al Berman, who also will speak at the event. “It’s one of the world’s greatest cities with a rich history and is home to many excellent continuity programs. Business continuity, risk management, security, audit and other professionals will simply not find a more satisfying learning and networking opportunity.”

“DRI Istanbul has put together an outstanding program,” said Chloe Demrovsky, DRI managing Director of Global Operations. “The agenda offers unique and insightful presentations on a variety of important topics, and meaningful discussions for all of our guests. DRI International is proud to be a part of this event.”

Featured Speakers

DRI Istanbul has brought together a variety of business continuity experts from the public and private sectors to share their experience and expertise, including:

Mustafa Komut

As Business Continuity Senior Manager for Vodafone Turkey, Komut offers a unique perspective on Information and Corporate Security in the telecommunica- tion industry.Orhan Topcu

Currently the Regional Security Manager for Microsoft, he has also worked with the UN and the Turkish Emergency Management Authority. Not only that, he’s has the distinc- tion of being DRI Istanbul’s first designated instructor.

Behcet Cimbaz

With a background working in public service as well as recent experience in pharmaceuticals, Pfizer Business Resilience Officer Behcet Cimbaz has insight into fostering resilience in multiple sectors.

Registering for the Conference

You can attend the conference at a rate of $349 (USD), which includes all sessions, lunch, coffee breaks and a cocktail reception.

Want to come for free? Register for the BCP 501 refresher course, and you can! This 2.5-day course features 16 hours of instruction, followed by the Qualifying Examination. Instructors take a fast-paced approach to the Professional Practices with emphasis on BC planning and the knowledge, skills and procedures needed to effectively implement each step of the planning process. Registration in the March 12-14 course entitles you to free conference attendance on March 11.

About DRI Istanbul

The regional affiliate of DRI International, DRI Istanbul was founded in 1988 on a mission to make the world prepared. It serves business continuity and risk management professionals in Turkey, Europe and the Middle East.

DRI Istanbul’s certifications add value to individual business continuity professionals and the organizations where they work, by promoting a base of common knowledge for the profession and promoting the credibility and professionalism of certified individuals.

Recipients of DRI Istanbul’s training agree. “Not only did we learn how to protect our business, but we learned how to protect our people and customers,” says certified organi- zation Microsoft.

According to Pfizer, “In one short week, we learned useful information on implementing emergency management, crisis management and business continuity management to cover any business interruption.”