BCM en un país bendecido por Dios

Alexandre Costa Guindani

En muchas organizaciones, la alta gerencia y los administradores son escépticos sobre la ocurrencia de un desastre o de interrupción seria para el negocio. En este artículo se comparten experiencias y tips para obtener el apoyo de la alta gerencia y hacer del tema de continuidad del negocio un tema de interés y compromiso en toda la organización.

 

La administración de la continuidad del negocio (BCM: Business Continuity Management) continúa siendo un tema nuevo para la gente de Brasil. Como lo decía Jorge Ben Jor, un famoso cantante Brasileño, vivimos en un país “bendecido por Dios”, en el cual, los desastres naturales, como los sismos y huracanes, raramente ocurren o inclusive no ocurren.

El no tener de este tipo de eventos ha hecho que la gente, administradores y las compañías consideren que nada malo sucederá, y les genera un sentido de inmunidad hacia los desastres u otras serias interrupciones. Esto ocasiona que las corporaciones brasileñas nieguen sus vulnerabilidades y asuman que no requieren de un programa efectivo de continuidad del negocio.

Algunas de las aseveraciones frecuentemente escuchadas por los responsables de BCM a nivel corporativo incluyen frases como “esto jamás ha sucedido” o “esto nunca nos sucederá a nosotros”. Entonces, ya que nada sucederá, un sistema de continuidad parece una pérdida de tiempo y de recursos.

Estos son algunos consejos para la implementación de BCM para aquellos quienes viven en “países bendecidos” o en países en donde no se cuenta con una cultura BCM:

Sea un misionero

Utilice toda oportunidad para divulgar la administración de la continuidad del negocio, o en caso de contar con ello, el programa corporativo de BCM. Muéstrele a todos, los beneficios que el sistema puede traer a la compañía, ya sean financieros, legales o relacionados con la reputación de la compañía o marca. Sea un maestro en el tema. Estudie, sea un profesional certificado. Fundaméntese en las mejores prácticas, haga buen uso de la oferta disponible de los institutos de BCM y del intercambio de conocimientos.

Comience con algo pequeño

No hay tal como una receta para la implementación de BCM. Lo que funciona para una compañía puede que no funcione para otra, aun y trabajen en la misma industria. La administración de la continuidad del negocio cuenta con un componente cultural complejo y su desarrollo debe ajustarse a los directivos, empleados y tradiciones de la misma corporación. Sin lugar a dudas, el mejor modelo BCM es el que está hecho a la medida, el que es desarrollado internamente por los empleados y sus propios recursos.

La implementación del BCM comienza como un proyecto, y como cualquier otro proyecto, las tareas deben ser entregadas de acuerdo a las fechas establecidas. La velocidad en el cumplimiento de estas tareas dependerá del soporte de la alta gerencia y de la disponibilidad de recursos.

El proyecto puede tomar un periodo largo para mostrar los resultados, ello dependiendo del tamaño de la compañía y del alcance definido. Posiblemente la mejor estrategia sería avanzar lentamente pero con paso firme, con pequeños componentes del proyecto. Esto mantendrá el proyecto vivo y en la mira de la alta gerencia. Comience pequeño, piense en grande y siempre evolucione.

Persuada y fascine

Hay dos cosas que pueden poner en riesgo el desarrollo de un programa de BCM: la falta de apoyo de la alta gerencia y la falta de compromiso de los empleados. Si queremos tener éxito necesitamos probar a la alta gerencia que la implementación de BCM es necesaria y que traerá ganancias reales a la organización.

El apoyo de la alta gerencia es fundamental para BCM. Es por ello que lograr el involucramiento del equipo gerencial es un factor crítico para el éxito. Asegúrese de que ellos conocen lo que es BCM y lo que representa para la compañía. Recuerde que no es posible desarrollar estrategias de continuidad sin inversión y la alta gerencia es quien firmará el cheque. No olvide que la mayoría de los empleados se interesaran en BCM si saben que la alta gerencia apoya esta idea.

Asegúrese de mantener a todos los empleados involucrados en cada fase de la implementación del programa de BCM. Nadie puede desarrollar buenos planes y mantenerlos actualizados si ellos no entienden completamente la razón por la cual lo están desarrollado. La mayoría de las personas considera que es molesto documentar sus actividades y describir sus procedimientos. Algunos inclusive estarán en contra de ello, porque temen que mediante la documentación de su trabajo ellos serán prescindibles. Tenga en mente estos potenciales errores.

Manténgalo simple 

La administración de la continuidad del negocio es un proceso complejo, inclusive para quienes lo dominan. Es necesario hacerlo simple y fácil para todos. Desarrolle modelos y manuales fáciles de entender. Recuerde que aquellos planes extensos y complejos serán inoperantes en situaciones críticas, cuando “menos” puede tener un significado de “más”.

Mantenga a TI cerca

La tecnología de información (TI) ha surgido como una actividad del negocio aparte, con un departamento propio en la mayoría de las compañías, y distanciándose de las actividades de negocio que soportan. Este problema hace más difícil la unión de BCM corporativo y la recuperación ante desastres. Este asunto es principalmente un tema cultural, en otras palabras, las personas somos el problema, no la tecnología. Todos deben conocer cuál es su función en el BCM corporativo y como pueden contribuir efectivamente para su éxito. El asegurase de que el área de TI y el negocio se comprenden mutuamente es parte del trabajo del administrador del BCM, apoyado por la alta gerencia.

Conclusión

Recuerde que los desastres raramente ocurren, pero que aun los pequeños incidentes pueden interrumpir las actividades y servicios de una organización por un periodo prolongado y estos son más frecuentes.

La continuidad del negocio debe ser entendida como una herramienta de gestión indispensable para mantener los servicios en funcionamiento. BCM debe ser conocida como una estrategia de la compañía, con sus directrices claramente definidas y ser del conocimiento de todos.

Realice una evaluación sólida de los riesgos actuales que suceden día a día, observando la cantidad e intensidad de los incidentes y de sus consecuencias. Esta información puede justificar la inversión requerida en un programa de BCM. Piense en ello.

Alexandre Costa Guindani, CBCP,  es responsable de continuidad de negocios en CAIXA, el banco público mas grande en Brasil.  Recientemente publicó un libro acerca de BCM en portugués y puede ser contactado en alexandre.guindani@caixa.gov.br.

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